Ieri sera, dopo anni,  sono rientrato su IRCnet che è stato il mio pane quotidiano da quando iniziai a cazzeggiare con internet nella seconda metà degli anni ’90. Ricordo benissimo che quello fu per me il primo impatto con la parte abitata della Rete, quel “social web” che oggi va tanto di moda, che riempie le pagine dei quotidiani e le tasche dei consulenti di business.

Sia chiaro, la componente comunitaria e sociale del Web è sempre esistita ed anzi è stata la reason why della sua prima diffusione (tutto il movimento nato sulle BBS ne è la prova);  le chat istantanee come IRC e ICQ riuscirono a superare le barriere d’accesso – fino ad allora elevate – offrendo ambienti di interazioni facilmente gestibili anche da persone che sapevano a mala pena accendere e spegnere un pc.  E su IRCnet le interazioni,  le conversazioni,  lo scambio di opionioni, la socializzazione e tutte quelle che oggi vengono celebrate come elementi fondamentali dei media sociali c’erano e ci sono tutti.

L’unica differenza da un punto di vista di approccio alla socializzazione era lafondamentale difesa della privacy, nascondere il vero nome e anche la località di provenienza erano i dogmi fondamentali; esisteva un diverso rapporto fra persone e tecnologie e ancora non era diffusa la convinzione che le relazioni sociali che si intrattengono online sono il più delle volte una naturale prosecuzione di quelle esistenti fuori dalla Rete.

Anche da queste parti ho spesso scritto di più o meno innovativi strumenti per gestire e portare avanti la collobarazione all’interno di una organizzazione. L’esperienza sul campo mi ha fatto capire come la killer application per lavorare con i colleghi resti la vecchia posta elettronica; è uno strumento duro a morire perchè è quello tutti sanno o credono di saper usare, e perchè è stata la prima tecnologia abilitante a riuscire a farsi spazio anche nelle pratiche e nei contesti lavorativi più conservatori.

Sia chiaro, secondo me resta un modo per comunicare/collaborare ancora molto efficace a patto, però, che sia utilizzata come si deve; non credo esistano le 10 regole d’oro per scambiare comunicazioni con i colleghi ma ci sono alcune linee guida che secondo me vanno seguite.

Facciamo così: mi invento una traccia e descrivo la forma di una mail come secondome andrebbe inviata, tu nei commenti dimmi cosa ne pensi, come la scriveresti e poi ci confrontiamo.

Io, project leader, devo fare un test di usabilità/verifica bug/ecc su un nuovo servizio web (la nuova profile page degli utenti ad esempio) che andrà a breve online. Con la mia mail devo comunicare ai miei colleghi pippo e pluto inizio, tempi e modalità del test.

A – CC – CCn
Questi tre campi possono essere un dettaglio ma secondo me innescano un processo cognitivo non indifferente. Il “mettere in copia” una persona che non è direttamente coinvolto nell’operazione, vuol dire mettere in guardia i reali destinatari della mail. Per capirci, nel nostro caso, vorrebbe dire Pippo e Pluto voi siete i destinatari di questo task, occhio però che questa mail è in copia al capo del team e quindi sà che cosa vi è stato chiesto di fare ed è informato sull’andamento del test.
Forse ho un po’ estremizzato il concetto però credo che sia importante non sottovalutare questo aspetto.

Oggetto
Sono d’accordo con Roberto sul non usare subject kilometrici o, peggio ancora, che siano la prima parte della frase che continua, poi, nel testo della mail. Io di solito metto tra parentesi in maiuscolo il contesto generale e poi in minuscolo qualcosa di più specifico, cercando di non superare le 5-6 parole totali all’interno dell’oggetto.

Qui potremmo mettere: [NEW POFILEPAGE] stress test / fase1
L’oggetto è importante anche perhè, se scritto in modo chiaro, aiuterà a ritrovare in futuro la mail nella cartella o nelle cartelle della posta in arrivo.

Testo
Fondamentale è riuscire a raggiungere il massimo della chiarezza usando meno parole possibili . Essere schematici, usare elenchi puntati, il grassetto (senza esagerare) e il corsivo può essere d’aiuto.

Allegato
Sempre in un’ottica di trovabilità e catalogazione anche il nome dell’allegato è importante, anche in questo caso filename brevi separando le parole con l’underscore. Quindi specifiche_profilepage.pdf sarà meglio di specifichedellaprofilepage.pdf

Una mail scritta come si deve può velocizzare il lavoro di molti. Il problema principale della collaborazione attraverso questo strumento sta nel fatto che si tratta di un sistema chiuso: più che a condividere tende ad escludere e non aiuta di certo la strutturazione e la socializzazione delle conoscenze.

Ho scritto una breve introduzione alla loro piattaforma di collaborazione, We+, che sto anche usando per gestire lo stato d’avanzamento della mia ricerca…d’altronde quale modo migliore per analizzare l’efficacia/efficienza di un ambiente di lavoro se non utilizzandolo in prima persona?!

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We+ permette ai leader di gestire i propri progetti online senza la necessità di installare alcun software e offre la possibilità di aggiungere sul proprio workspace tutti i membri del team di progetto, in modo da coordinare e favorire attraverso gli strumenti di collaborazione il raggiungimento di un obiettivo.

L’ambiente di lavoro racchiude una serie di strumenti implementati con il massimo grado di facilità d’uso in modo da non presentare difficoltà di utilizzo, la progettazione della piattaforma we+ parte infatti dalla considerazione che esiste un universo di strumenti di collaborazione pronti per l’uso ma che spesso sono molto più complicati da imparare ed usare che non portare a buon fine i progetti. We+ ha come obiettivo, tra gli altri, quello di abbassare la curva d’apprendimento: in questo modo non si ha dispendio di tempo ed energie per l’apprendimento del nuovo strumento, tempo che solitamente scoraggia gli utilizzatori, che al contrario possono sin dall’immediato concentrarsi sulle proprie attività core.

La caratteristica di essere web based poi, permette di verificare lo stato del progetto in qualsiasi momento e contesto semplicemente utilizzando un browser connesso alla Rete, oppure con i Feed Rss associati progetto grazie ai quali vengono segnalati in tempo reale gli aggiornamenti e le modifiche. Facilità e rapidità d’uso sono quindi le due componenti principali che hanno guidato la progettazione e lo sviluppo di We+ .

A primo impatto l’interfaccia si presenta con un layout pulito. Nella sidebar di destra sono presenti l’elenco dei progetti e dei membri che fanno parte del team di lavoro, i profili possono essere personalizzati aggiungendo foto, contatti personali e informazioni aggiuntive con la possibilità anche di modificare la combinazione di colori dello space o la dimensione dei font.Gli strumenti e le funzionalità presenti nella piattaforma possono essere racchiusi in tre diverse macroaree a secondo della funzione che supportano. Possiamo quindi trovare:

1. Strumenti di Management: sono le funzioni che spettano al leader del progetto attraverso le quali coordina e dirige il lavoro del team. Il primo passo è quello di dare la possibilità di accedere alla piattaforma a soggetti esterni specificandone il livello di interazione (manager, collaboratore o semplice ospite) che potranno utilizzare i nuovi membri. Cliccando su task si possono assegnare compiti specifici ad un determinato individuo e segnalare le milestone cioè le tappe fondamentali per terminare un progetto. Nella pagina è presente la lista di queste attività e si può vedere in dettaglio a chi sono stati assegnati i task, con quale scadenza e le eventuali note.

2. Strumenti di Collaborazione: sono quelli che hanno lo scopo di supportare e favorire il conseguimento dell’obiettivo del team. Il calendario è uno degli elementi principali della piattaforma, è possibile avere una visione settimanale o una visione mensile delle attività in corso all’interno del sistema e dell’avanzamento del progetto. Cliccando su Files si ha accesso al repository dei documenti che un membro del team può aggiungere in qualsiasi momento. La wiki rappresenta l’area di Knowledge a disposizione del gruppo, attraverso il lavoro collaborativo su un documento questo spazio è stato creato per far venire alla luce nuove idee o rafforzare quelle esistenti in modo da accelerare e arricchire il lavoro del gruppo, la knowledge base condivisa e il raggiungimento dell’obiettivo. Ad ogni attività poi può essere associata una etichetta che poi verrà visualizzata con il sistema della tag cloud nella parte alta di home page, questo sistema permette, per chi ad esempio si aggiunge al team a lavoro iniziato, di avere una un’idea dei temi chiave del progetto o permette di accedere direttamente alle sezioni chiave del sistema.

3. Strumenti di Comunicazione: We+ offre buoni strumenti di comunicazione interna considerando questa componente di fondamentale importanza per il raggiungimento dell’obiettivo. Il blog rappresenta l’area di discussione del team dove si può fare il punto della situazione sul progetto, segnalare novità, far emergere criticità o proporre nuove idee che possono essere approfondite e discusse da tutti attraverso i commenti. Nei profili sono segnalati i contatti di instant messanging in modo che ogni membro può essere contattato o può contattare chiunque in maniera facile e veloce.

Come detto in precedenza gli strumenti implementati nella piattaforma sono tutti realizzati semplificandone al massimo l’uso, questa ha rappresentato la priorità nel progettare we+ avendo come obiettivo quello di di supportare e far concentrare i membri sul raggiungimento dell’obiettivo senza complicargli la vita con applicazioni e funzioni complicate da utilizzare. Oltre alla estrema facilità d’uso altro punto di forza dello workspace è quello essere un servizio esterno che può essere utilizzato in qualunque momento senza il bisogno di installare software.

Il project management e la gestione dei team di lavoro sono dunque i due campi nei quali si inserisce un ambiente collaborativo come we+. Lo scopo però non è solo quello di raggiungere un obiettivo ma anche quello di stimolare la creatività e le relazioni tra i dipendenti. Strumenti come il wiki o il blog sono stati creati per diffondere e accrescere il livello di conoscenza all’interno del team e, di conseguenza, per aumentare il livello di competitività dell’organizzazione come sottolineato da Francesco Paradiso:

“Chi si approccia a questo tipo di strumenti capisce quale è il loro valore rivolto alla creazione e al supporto di processi informali, ci sono manager quindi che hanno scoperto che i processi informali possono portare dei benefici. Il primo di questi benefici è ovviamente un incremento dell’efficienza organizzativa complessiva, il secondo porta ad una maggiore stimolazione della creatività perché nel momento in cui si rompono questi vincoli di verticalità e gerarchia le persone che sono coinvolte nei processi aziendali, danno sfogo alla loro creatività. Ovviamente la creatività diventa sinonimo di efficienza e di conseguenza fenomeno di competitività, cosa che adesso manca alle aziende italiane. Quindi un manager che si approccia a questo tipo di piattaforme è consapevole che sono strumenti volti ad aumentare l’efficienza ma anche, e soprattutto, a stimolare la competitività e l’innovazione.”

Ancora una volta quindi viene sottolineato come i legami deboli, i processi informali e gli stimoli alla creatività rappresentano i driver fondamentali per l’innovazione, e come il superamento delle rigide e formali strutture organizzative sia il presupposto fondamentale per incentivare questo processo.

Al contrario, il cambiamento più importante – e più difficile da raggiungere – è quello culturale che punta a ridefinire le relazioni tra le persone (clienti o dipendenti che siano) e tra quest’ultimi e l’organizzazione. Il passo in avanti da compiere è duplice e richede la volontà dei due attori principali del cambiamento:

• le aziende, che devono favorire la nascita – anche grazie alle tecnologie abilitanti – di ambienti che supportino la produttività, le relazioni e la creatività dei dipendenti e dei clienti.
• le persone, che devono superare vecchi schemi mentali per i quali sono portate più a vendere che a condividere soprattutto in un contesto altamente competitivo come quello lavorativo.

Che questa sia la direzione da seguire me lo hanno confermato anche le parole di Emanuele Quintarelli, con il quale ho avuto uno scambio di opinioni che si sono concretizzate in una breve intervista inserita nella tesi e che Emanuele ha riproposto nel suo blog.

“il comune abruzzese continua a studiare nuove soluzioni per trarre il massimo vantaggio dalle nuove tecnologie, e al COM-PA ha recentemente presentato un interessante progetto.

Il primo è il nuovo portale web integrato multicanale, attraverso il quale l’amministrazione punta ad aprire nuove vie per comunicare con cittadini e imprese, non ultima una versione “mobile” accessibile tramite palmari e cellulari.

Oltre alle informazioni del portale istituzionale, si rinnova l’offerta di servizi online avanzati ma soprattutto si saluta la nascita di una piattaforma di e-Democracy.”

“Uouuu!!” penso subito io, un progetto di questo tipo fa onore alla mia città. Aprendo il sito del Comune si nota subito che è stato realizzato rispettando tutti gli standard previsti dalla Legge Stanca: accessibilità, usabilità dei contenuti, Feed Rss, certificazione ISO ecc. Ma la vera novità dovrebbero essere gli strumenti di dialogo con i cittadini e qui sono dolori. Uno spazio per conversare c’è, ma il blog si riduce a due post vecchi di tre mesi abbonadonati al loro destino, l’agenda degli eventi è semi vuota, il sondaggio - Vi piace il nostro nuovo sito internet ? Lo trovate usabile ? - è generico e mal strutturato (presuppone che chiunque conosca i paramentri per giudicare un sito usabile). E poi niente più, una tanto proclamata piattaforma di e-Democracy vuol dire inserire nel sito istituzionale del Comune un blog e un sondaggio?

La delusione sale quando scopro che comunque l’interesse dei cittadini era/è stato suscitato, sui post del blog ad esempio ci sono un buon numero di commenti dove è iniziata una interessante discussione su alcuni problemi della città e dove qualcuno ha avanzato anche qualche proposta di cambiamento. Nei commenti però non intervengono gli amministratori, le proposte più valide non vengono messe in risalto..insomma non c’è quel confronto, quella apertura della pubblica amministrazione verso i cittadini che dovrebbe rappresentare uno dei principi base delle e-Democracy.

Aggiornamento (12 febbraio): dopo 4 mesi il non meglio identificato “staff del sito” si fa vivo sul blog del Comune con un commento copiato/incollato sui due soli post presenti, questo(grassetto mio):

“Salve, rispondiamo a chi si chiede dove sono i responsabili del blog; siamo qui, a leggere i vs messaggii e a preparare un primo report per gli amministratori. Non siamo coloro che dovranno prendere decisioni sui temi trattati, vorremmo però segnalare che molti vs interventi sono caratterizzati più da vena polemica che non da idee e proposte. Riteniamo che l’occasione del blog vada colta completamente non per fare “politica” o, se volete, “antipolitica”, ma per esprimere opinioni e formulare proposte, su quale debba essere l’atteggiamento per il futuro rispetto ai temi trattati.”

…servono commenti?