Anche da queste parti ho spesso scritto di più o meno innovativi strumenti per gestire e portare avanti la collobarazione all’interno di una organizzazione. L’esperienza sul campo mi ha fatto capire come la killer application per lavorare con i colleghi resti la vecchia posta elettronica; è uno strumento duro a morire perchè è quello tutti sanno o credono di saper usare, e perchè è stata la prima tecnologia abilitante a riuscire a farsi spazio anche nelle pratiche e nei contesti lavorativi più conservatori.

Sia chiaro, secondo me resta un modo per comunicare/collaborare ancora molto efficace a patto, però, che sia utilizzata come si deve; non credo esistano le 10 regole d’oro per scambiare comunicazioni con i colleghi ma ci sono alcune linee guida che secondo me vanno seguite.

Facciamo così: mi invento una traccia e descrivo la forma di una mail come secondome andrebbe inviata, tu nei commenti dimmi cosa ne pensi, come la scriveresti e poi ci confrontiamo.

Io, project leader, devo fare un test di usabilità/verifica bug/ecc su un nuovo servizio web (la nuova profile page degli utenti ad esempio) che andrà a breve online. Con la mia mail devo comunicare ai miei colleghi pippo e pluto inizio, tempi e modalità del test.

A – CC – CCn
Questi tre campi possono essere un dettaglio ma secondo me innescano un processo cognitivo non indifferente. Il “mettere in copia” una persona che non è direttamente coinvolto nell’operazione, vuol dire mettere in guardia i reali destinatari della mail. Per capirci, nel nostro caso, vorrebbe dire Pippo e Pluto voi siete i destinatari di questo task, occhio però che questa mail è in copia al capo del team e quindi sà che cosa vi è stato chiesto di fare ed è informato sull’andamento del test.
Forse ho un po’ estremizzato il concetto però credo che sia importante non sottovalutare questo aspetto.

Oggetto
Sono d’accordo con Roberto sul non usare subject kilometrici o, peggio ancora, che siano la prima parte della frase che continua, poi, nel testo della mail. Io di solito metto tra parentesi in maiuscolo il contesto generale e poi in minuscolo qualcosa di più specifico, cercando di non superare le 5-6 parole totali all’interno dell’oggetto.

Qui potremmo mettere: [NEW POFILEPAGE] stress test / fase1
L’oggetto è importante anche perhè, se scritto in modo chiaro, aiuterà a ritrovare in futuro la mail nella cartella o nelle cartelle della posta in arrivo.

Testo
Fondamentale è riuscire a raggiungere il massimo della chiarezza usando meno parole possibili . Essere schematici, usare elenchi puntati, il grassetto (senza esagerare) e il corsivo può essere d’aiuto.

Allegato
Sempre in un’ottica di trovabilità e catalogazione anche il nome dell’allegato è importante, anche in questo caso filename brevi separando le parole con l’underscore. Quindi specifiche_profilepage.pdf sarà meglio di specifichedellaprofilepage.pdf

Una mail scritta come si deve può velocizzare il lavoro di molti. Il problema principale della collaborazione attraverso questo strumento sta nel fatto che si tratta di un sistema chiuso: più che a condividere tende ad escludere e non aiuta di certo la strutturazione e la socializzazione delle conoscenze.