-\\- domenico nardone

Per la tesi sono entrato in contatto con il team di yooplus (in particolare Roberta Petta, Sandro Rafanelli e Francesco Paradiso) che mi sta dando un prezioso supporto e che ringrazio per la disponibilità.

Ho scritto una breve introduzione alla loro piattaforma di collaborazione, We+, che sto anche usando per gestire lo stato d’avanzamento della mia ricerca…d’altronde quale modo migliore per analizzare l’efficacia/efficienza di un ambiente di lavoro se non utilizzandolo in prima persona?!

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We+ permette ai leader di gestire i propri progetti online senza la necessità di installare alcun software e offre la possibilità di aggiungere sul proprio workspace tutti i membri del team di progetto, in modo da coordinare e favorire attraverso gli strumenti di collaborazione il raggiungimento di un obiettivo.

L’ambiente di lavoro racchiude una serie di strumenti implementati con il massimo grado di facilità d’uso in modo da non presentare difficoltà di utilizzo, la progettazione della piattaforma we+ parte infatti dalla considerazione che esiste un universo di strumenti di collaborazione pronti per l’uso ma che spesso sono molto più complicati da imparare ed usare che non portare a buon fine i progetti. We+ ha come obiettivo, tra gli altri, quello di abbassare la curva d’apprendimento: in questo modo non si ha dispendio di tempo ed energie per l’apprendimento del nuovo strumento, tempo che solitamente scoraggia gli utilizzatori, che al contrario possono sin dall’immediato concentrarsi sulle proprie attività core.

La caratteristica di essere web based poi, permette di verificare lo stato del progetto in qualsiasi momento e contesto semplicemente utilizzando un browser connesso alla Rete, oppure con i Feed Rss associati progetto grazie ai quali vengono segnalati in tempo reale gli aggiornamenti e le modifiche. Facilità e rapidità d’uso sono quindi le due componenti principali che hanno guidato la progettazione e lo sviluppo di We+ .

A primo impatto l’interfaccia si presenta con un layout pulito. Nella sidebar di destra sono presenti l’elenco dei progetti e dei membri che fanno parte del team di lavoro, i profili possono essere personalizzati aggiungendo foto, contatti personali e informazioni aggiuntive con la possibilità anche di modificare la combinazione di colori dello space o la dimensione dei font.Gli strumenti e le funzionalità presenti nella piattaforma possono essere racchiusi in tre diverse macroaree a secondo della funzione che supportano. Possiamo quindi trovare:

1. Strumenti di Management: sono le funzioni che spettano al leader del progetto attraverso le quali coordina e dirige il lavoro del team. Il primo passo è quello di dare la possibilità di accedere alla piattaforma a soggetti esterni specificandone il livello di interazione (manager, collaboratore o semplice ospite) che potranno utilizzare i nuovi membri. Cliccando su task si possono assegnare compiti specifici ad un determinato individuo e segnalare le milestone cioè le tappe fondamentali per terminare un progetto. Nella pagina è presente la lista di queste attività e si può vedere in dettaglio a chi sono stati assegnati i task, con quale scadenza e le eventuali note.

2. Strumenti di Collaborazione: sono quelli che hanno lo scopo di supportare e favorire il conseguimento dell’obiettivo del team. Il calendario è uno degli elementi principali della piattaforma, è possibile avere una visione settimanale o una visione mensile delle attività in corso all’interno del sistema e dell’avanzamento del progetto. Cliccando su Files si ha accesso al repository dei documenti che un membro del team può aggiungere in qualsiasi momento. La wiki rappresenta l’area di Knowledge a disposizione del gruppo, attraverso il lavoro collaborativo su un documento questo spazio è stato creato per far venire alla luce nuove idee o rafforzare quelle esistenti in modo da accelerare e arricchire il lavoro del gruppo, la knowledge base condivisa e il raggiungimento dell’obiettivo. Ad ogni attività poi può essere associata una etichetta che poi verrà visualizzata con il sistema della tag cloud nella parte alta di home page, questo sistema permette, per chi ad esempio si aggiunge al team a lavoro iniziato, di avere una un’idea dei temi chiave del progetto o permette di accedere direttamente alle sezioni chiave del sistema.

3. Strumenti di Comunicazione: We+ offre buoni strumenti di comunicazione interna considerando questa componente di fondamentale importanza per il raggiungimento dell’obiettivo. Il blog rappresenta l’area di discussione del team dove si può fare il punto della situazione sul progetto, segnalare novità, far emergere criticità o proporre nuove idee che possono essere approfondite e discusse da tutti attraverso i commenti. Nei profili sono segnalati i contatti di instant messanging in modo che ogni membro può essere contattato o può contattare chiunque in maniera facile e veloce.

Come detto in precedenza gli strumenti implementati nella piattaforma sono tutti realizzati semplificandone al massimo l’uso, questa ha rappresentato la priorità nel progettare we+ avendo come obiettivo quello di di supportare e far concentrare i membri sul raggiungimento dell’obiettivo senza complicargli la vita con applicazioni e funzioni complicate da utilizzare. Oltre alla estrema facilità d’uso altro punto di forza dello workspace è quello essere un servizio esterno che può essere utilizzato in qualunque momento senza il bisogno di installare software.

Il project management e la gestione dei team di lavoro sono dunque i due campi nei quali si inserisce un ambiente collaborativo come we+. Lo scopo però non è solo quello di raggiungere un obiettivo ma anche quello di stimolare la creatività e le relazioni tra i dipendenti. Strumenti come il wiki o il blog sono stati creati per diffondere e accrescere il livello di conoscenza all’interno del team e, di conseguenza, per aumentare il livello di competitività dell’organizzazione come sottolineato da Francesco Paradiso:

“Chi si approccia a questo tipo di strumenti capisce quale è il loro valore rivolto alla creazione e al supporto di processi informali, ci sono manager quindi che hanno scoperto che i processi informali possono portare dei benefici. Il primo di questi benefici è ovviamente un incremento dell’efficienza organizzativa complessiva, il secondo porta ad una maggiore stimolazione della creatività perché nel momento in cui si rompono questi vincoli di verticalità e gerarchia le persone che sono coinvolte nei processi aziendali, danno sfogo alla loro creatività. Ovviamente la creatività diventa sinonimo di efficienza e di conseguenza fenomeno di competitività, cosa che adesso manca alle aziende italiane. Quindi un manager che si approccia a questo tipo di piattaforme è consapevole che sono strumenti volti ad aumentare l’efficienza ma anche, e soprattutto, a stimolare la competitività e l’innovazione.”

Ancora una volta quindi viene sottolineato come i legami deboli, i processi informali e gli stimoli alla creatività rappresentano i driver fondamentali per l’innovazione, e come il superamento delle rigide e formali strutture organizzative sia il presupposto fondamentale per incentivare questo processo.